الخميس 8 أكتوبر 2020
أعلنت شركة فيزا – مصر عبر صفحتها الرسمية على موقع التواصل الاجتماعي «لينكد إن» عن وظيفة جديدة، وهي: مدير مكتب (Office Manager) لتنظيم وتنسيق إدارة المكتب والإجراءات.
وظيفة شركة فيزا – مصر
المسمى الوظيفي:
سينظم وينسق مدير المكتب إدارة المكتب والإجراءات، لضمان الفعالية التنظيمية والكفاءة والسلامة، مدير المكتب مسؤول عن تطوير بروتوكولات الاتصال داخل المكتب، وتبسيط الإجراءات الإدارية، وتحديد المصادر والمدفوعات، ومراقبة المخزون، والإشراف على موظفي المكتب وتفويض المهام.
المهام والمسؤوليات:
- مسؤول عن إدارة خدمات المكتب عبر ضمان تنظيم عمليات المكتب وإجراءاته، والتحكم في المراسلات، وتصميم أنظمة حفظ الملفات، ومراجعة طلبات التوريد والموافقة عليها، وتعيين الوظائف الكتابية ومراقبتها بشكل صحيح.
- التنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات على جميع المعدات المكتبية.
- العمل عن كثب مع فرق التحكم والامتثال للحفاظ على بيئة شديدة التحكم.
- إدارة العلاقات مع البائعين ومقدمي الخدمات والمالك، مع ضمان إصدار فواتير لجميع العناصر ودفعها في الوقت المحدد.
- إدارة مفاوضات العقود والأسعار مع بائعي المكاتب ومقدمي الخدمات وتأجير المكاتب.
- إنشاء مرجع تاريخي للمكتب عبر تحديد إجراءات الحماية والاحتفاظ والتخلص من السجلات واسترجاعها ونقل الموظفين.
- تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد للمكتب والمدير العام.
- ضمان الحفاظ على كفاءة المكتب عبر التخطيط والتنفيذ لشراء المعدات والتخطيطات وأنظمة المكاتب.
- مسؤول عن تطوير وتنفيذ سياسات المكتب عبر وضع الإجراءات والمعايير لتوجيه عمل المكتب.
- إجراء مراجعة وتحليل للمشاريع الخاصة وإطلاع الإدارة بشكل صحيح.
- مسؤول عن ضمان تحقيق الأهداف المالية للمكتب عن طريق إعداد الميزانية السنوية للمكتب، وتخطيط النفقات، وتحليل الفروق، وإجراء التصحيحات اللازمة التي قد تنشأ.
- المشاركة بنشاط في تخطيط وتنفيذ أحداث الشركة.
- مسؤول عن تطوير المعايير وتعزيز الأنشطة التي تعزز الإجراءات التشغيلية.
- تخصيص الموارد المتاحة لتمكين أداء المهمة بنجاح.
- تنسيق أنشطة موظفي المكتب لضمان أقصى قدر من الكفاءة.
- تحليل ومراقبة العمليات الداخلية.
- تنفيذ التغييرات الإجرائية والسياسية لتحسين الكفاءة التشغيلية.
- إعداد التقارير والجداول التشغيلية لضمان الكفاءة.
المؤهلات والشروط المطلوبة:
- خبرة 10 سنوات في مجال إدارة المكاتب في منظمة متعددة الجنسيات في مصر.
- إجادة اللغة الإنجليزية والعربية بطلاقة، إضافة إلى الفرنسية.
- مهارات ممتازة في المحاسبة والميزانية ومستوى متقدم في استخدام أدوات MS.
- مهارات إدارة المخزون.
- مهارات حل المشاكل.
- مهارات اتخاذ القرار.
- مهارات إدارة الوقت.
– لمزيد من التفاصيل والتقديم على الوظيفة اضغط هنا.
